תוכנית עבודה שלא תוקעת אתכם כשהמציאות משתנה

ראש השנה מעבר לפינה, וזה בדיוק הרגע שבו בעלי עסקים מתחילים לחשוב על השנה הבאה.

לנו, היהודים, יש שתי הזדמנויות בשנה לתכנן אותה. הראשונה היא ספטמבר, עם ראש השנה, שזו הזדמנות לעשות מעין ״ניסוי כלים״ ולבחון אותו לאורך הרבעון הרביעי של השנה הקלנדרית. ההזדמנות השנייה היא התוכנית לשנה הקלנדרית עצמה, בינואר.

כך זה היה פעם. היום יותר ויותר ארגונים עברו לתכנון של 12 שבועות.

ויש לזה סיבה טובה. המציאות היא שתוכנית שנתית, בכל אחת משתי ההזדמנויות האלה, כמעט תמיד מתה איפשהו באזור פברואר.

מאז שיצאתי לעצמאות בשנת 2013, ראיתי את זה קורה שוב ושוב, במיוחד אצל עצמאים שמריצים את העסק כבר כמה שנים ומרגישים שהם פשוט רצים במקום.

הבעיה המרכזית היא שתכנון לשנה מבקש מכם לחזות איך ייראה העסק שלכם באוקטובר הבא.

עבור רוב בעלי העסקים הזעירים, אף אחד לא באמת יודע לומר מה יקרה עד אז.

מעבר לזה, כשהיעד נמצא אי שם בעתיד הרחוק, קל מאוד לדחות את העבודה עליו לשבוע הבא. רבעון מקצר משמעותית את המרחק בין ההחלטה לתוצאה.

בספרו The 12 Week Year מציג בריאן מורן נתון מעניין שחווה כל מי שעבד אי פעם מול דדליין.

הוא כותב שכ־40% מהתוצאות של שנה שלמה נוצרות דווקא ב־12 השבועות האחרונים שלה, פשוט כי התאריך לוחץ עלינו לפעול.

הסוד של תכנון ל־12 שבועות הוא לא רק הזמן הקצר, אלא מיקוד אחד ברור.

אם הכל נכנס בתוך התוכנית שלכם, זו כבר לא אסטרטגיה, זו סתם רשימת מטלות ארוכה שאי אפשר להשתלט עליה.

הכוח האמיתי של תכנון רבעוני הוא הכוח להגיד ״לא עכשיו״ לכל שאר הרעיונות הטובים שיש לכם. רק ככה אפשר להתקדם.

המיקוד הזה נותן לכם עוד יתרון משמעותי, והוא היכולת לתקן מסלול מהר. במחזור של 12 שבועות, אתם מזהים תוך זמן קצר מה באמת עובד ומה תוקע אתכם.

בתוכנית שנתית טעות מתגלה בדרך כלל מאוחר מדי, אחרי שכבר השקעתם המון. ברבעון, לעומת זאת, טעות היא מידע שמגיע בזמן ומאפשר לכם לשנות כיוון כשהדברים עדיין רלוונטיים.

הגמישות הזו מאפשרת לעסק להמשיך לנוע קדימה גם כשהמציאות משתנה, בלי לזרוק לפח עבודה של שנה שלמה.

אל תחפשו תוכניות ענק. 70% של משימות שבאמת בוצעו שווים הרבה יותר מ־100% על הנייר, בתוכנית יפהפייה שבחיים לא פתחתם.

הנה שלושה צעדים מעשיים שאתם יכולים לעשות עוד היום, בלי לחכות שהשנה החדשה תיכנס:

1. תבחרו את הדבר האחד, שיקדם אתכם להגיע למטרות שהצבתם ושאתם רוצים שיהיה סגור ומוכן בעוד 12 שבועות.

2. נסחו אותו במשפט אחד, אבל שימו לב לכלל מחמיר אחד: אסור לכם להשתמש במילה ״וגם״. רק דבר אחד. אם אתם רוצים להתמקד בשני דברים (לא יותר....) אז רישמו משפט נפרד.

3. משם - מתחיל תהליך של "הנדסה לאחור". פורטים את המטרה למשימות, ומציבים אותן בכל שבוע.

פתאום, הדברים ייראו כניתנים לביצוע. פספסתם יום, או שבוע? לא נורא. לא להפסיק. להמשיך הלאה.

כיועצת, אני מלווה בעלי עסקים בתהליכים כאלה, כדי לעזור להם לבנות תוכנית של 12 שבועות ולצאת מהתקיעות.

אם אתם רוצים להתייעץ איתי על המיקוד שלכם, או שאתם מכירים מישהו בקבוצה שזה בדיוק מה שהוא צריך עכשיו, המייל וההודעות שלי פתוחים. אשמח מאוד לשוחח ולראות איך אני יכולה לעזור.