Word היא תוכנה פופולרית, על זה אין עוררין. לפעמים נדמה שהיא נמצאת על כל מחשב וכשאנו צריכים מעבד תמלילים אנחנו פותחים Word ומתחילים לכתוב. אבל לפעמים, בסוף העבודה, כשצריך להדפיס, מתחילות הבעיות. הדפסה במדפסת ביתית בדרך כלל עוברת בקלות, אך כשעולה הצורך להשתמש בשרותיו של בית הדפוס הדיגיטלי לפעמים זה לא עובר כל כך חלק. אנו לוקחים את הקובץ, צורבים או שמים על דיסק און-קי ומגיעים לבית הדפוס. שם פותחים את הקובץ ו... זה לא נראה אותו דבר. מספר העמודים משתנה, כותרות שצריכות להיות בראש עמוד קופצות לתחתיתו, פסקאות עוברות לעמודים לא קשורים ותמונות לפעמים לא נראות בכלל. לעיתים, אפילו לא שמים לב לכך, בעיקר בבתי דפוס חסרי ניסיון שלא מתריעים על הבעיה ללקוחות, ואנו נאלצים לשלם על עבודה שלא תואמת את הציפיות שלנו. מדוע זה קורה? ובכן, הסיבה לכך היא שה-Word משתמש בהגדרות המקומיות, כלומר אלו שנמצאות במחשב עליו נפתח הקובץ, כדי להציגו. ולכן, בכל מחשב הקובץ עלול להראות קצת אחרת. מה עושים? הפתרון הטוב ביותר הוא להמיר את הקובץ לפורמט PDF במחשב עליו כתבנו את הקובץ. ברגע שיש לנו את קובץ ה-PDF חשוב מאוד לבצע הגהה על קובץ זה ולא על קובץ ה-Word. היתרון של פורמט זה הוא שקיים סיכוי שקרוב ל-100 אחוז שמה שנראה על המסך יצא גם בהדפסה. כמובן שכמו בכל תחום, גם את ההמרה לפורמט PDF יש לדעת איך לבצע נכון אבל זה נושא בפני עצמו. קיימות תוכנות שונות ואתרים באינטרנט שבעזרתם ניתן לבצע פעולה זו. בכל מקרה, אם יש לכם ביד קובץ בפורמט PDF שנראה כמו שתרצו שכך תצא ההדפסה, הביאו אותו לבית הדפוס לצורך ההדפסה. כגיבוי, מומלץ להביא גם את קובץ ה-Word המקורי.