שניים עם סינים עם כינור גדול // שרה לוי

אירוח תיירים מחו"ל יכולה להיות יוזמה שלכם: הזמנתם 3 קולגות מאוניברסיטאות שונות בעולם  לתת הרצאות במחלקה שלכם באוניברסיטת ת"א, יכולה להיות משימה שהבוס הגדול הטיל עליכם: "אנשי השיווק מסין מגיעים לביקור צ'ופר, יהיה צריך להפיק טיול מאורגן בארץ עבורם", ואירוח תיירים מחו"ל יכולה גם להיות תוצאה של הסכמה שלכם: "בעוד חודש אמורים להגיע לפה ארבעה הודים כדי לעבור השתלמות על המכונות החדשות שסיפקנו להם, האם היית רוצה לקחת על עצמך לארגן את הצד החוויתי של הביקור?" יהיו הסיבות אשר יהיו בגינן אתם צריכים להפיק אירוע למלוכסני העיניים, לזהובי השיער או לאנשי ארץ האפשרויות הבלתי מוגבלות, אתם זקוקים לבסיס נתונים או במילים אחרות להכרת השטח.      

אם תדעו מה המטרה, תוכלו להשיג אותה!

הפקת טיולים לקבוצות מחו"ל היא משימה מורכבת שדורשת לוגיסטיקה, בירורים ותאומים. אם זוהי לכם הפעם הראשונה שבה אתם נדרשים לגייס את התכונות הארגוניות (והאנרגטיות) שלכם, צאו מיד לדרך.

מה אסור לכם לשכוח? לשאול!

• מועד ההגעה: אירוח של חורף, קיץ אביב או סתיו לא ייראה אותו הדבר. טיולים בארץ ישראל (למזלנו), ניתן לארגן בכל ימות השנה. השאלה היא רק לאיפה. 
• מספר האורחים: לשלושה אורחים אולי תוכלו אתם להיות בתפקיד של מדריך טיולים ונהג, אבל בשביל לארגן פעילות לקבוצה גדולה אורחים תצטרכו לארגן הסעה מאורגנת.  
• זמן האירוח: יכול להיות שהאורח או הקבוצה מחו"ל מתכוונים לשהות בארץ תקופה של 10 ימים אבל מתוכם רק יומיים הם יהיו אתכם.

• מטרת הביקור: טיול צ'ופר לעובדים מצטיינים? פגישות עבודה משולבות עם פאן? סיור לימודי? חופשה מפנקת?. אם תדעו מה המטרה, תוכלו להשיג אותה!.   
• חתך גילאים: שלושים?, ארבעים?, שבעים? ואולי מדובר בקבוצה עם מגוון גילאים?

      בררו אם ישנם אנשים מוגבלים בקבוצה או שמא מדובר בבחור חובב ספורט ואתגרים. 

אחרי ששאלתם את מה שחייבים לשאול, טוב תעשו אם תתחילו לאסוף מידע רחב יותר על התרבות, על המאפיינים ועל הצרכים של האורחים שלכם. ככל שתכירו טוב יותר את האורחים שלכם ואת טעמם, כך תוכלו להפיק אירוע מוצלח יותר. אל תחששו להתייעץ עם הבוס, נציג המשלחת או האורח עצמו לגבי אהבותיו, העדפותיו והציפיות מהאירוח. ככל שתדעו יותר על הרקע, התרבות, והמנהגים של התיירים שלכם מחו"ל כך תוכלו לענות טוב יותר על הציפיות שלהם. קראו הרבה וכמה שיותר על הארץ ממנה הם באים, האזור, המנהגים, האוכל וצורת הבילוי המאפיינת אותם.    

בררו מאיזה אזור גיאוגרפי מגיעים האורחים: מהכרך הגדול? מהפריפריה?. שאלו האם יעדיפו טיולי טבע?, סיורים במוזיאון? או אולי יום שוק יעשה להם את זה?.    

בדקו האם לאורחים שלכם זו הפעם הראשונה שייצאו את גבולות ארצם? או אולי מדובר באנשי עסקים חובקי עולם שכבר ביקרו בכל מקום ואתר על פני הגלובוס?.

האם ישמחו למסע גיפים או למסע קניות? למוזיאון היסטורי? או להיסטרית ריגושים?  

כל תכונית היא בסיס לשינויים

רגע לפני שאתם ניגשים לקו ההזנק ופותחים במרתון צלצולים של 42 טלפונים ביומיים, אל תשכחו לבדוק את קו התקציב שלכם לכל ההפקה. משאבים מוגבלים צריך לחלק בתבונה.  

גם אחרי שבררתם, צלצלתם, הזמנתם, קבעתם ותאמתם...אל תשכחו! כל תוכנית היא בסיס לשינויים. אולי סיפרו לכם על שני סינים עם כינור גדול והגיעו שניים עם חצוצרה.

מארח טוב הוא זה שקשוב לצרכיו של אורחיו. טוב תעשו אם עבור שעות מסוימות תכינו יותר מאופציה אחת לבחירה. תזרמו עם האורחים שלכם. הביאו בחשבון שעלולות להיות בקשות שיצוצו, (הם רוצים סיבוב שופינג בקניון רמת אביב, ולא טיול לאורך הטיילת התל אביבית).  אל תתייחסו לעניין ההפקה בצורה נוקשה שלא ניתן לזוז ממנה ימינה או שמאלה.

ואחרון חביב, החיוכים! שניים סינים עם כינור גדול, שתי רקדניות ספרדיות עם קסטנייטות, או אסקימוסים עם כלב ים, לא משנה איך תלכו על זה, תרוצו או תדהרו אל תשכחו את הדבר הכי חשוב בהפקה. אחרי הכול, אף אחד לא אוהב לצאת למסע אתגרי אצל מארח שנראה כמו אחרי מסע הלוויות.