גם לכם יש הרבה משימות שמועד הסיום שלהן מתקרב?

האם בכל פעם שאתם צריכים לסיים פרוייקט או משימה חשובה אתם מוצאים את עצמכם מסדרים ניירת,עונים על מיילים, או משוחחים ארוכות עם כל מי שמתקשר?

מה גורם לנו לדחות את העבודה על הפרוייקטים והמשימות החשובות?

Kat Boogaard מתארת בבלוג שלה את הסיבות הפסיכולוגיות שבגללן אתם עלולים לדחות את ההתקדמות בפרוייקטים ארוכים ובמשימות גדולות וחשובות.

1. יוצרים תרוץ- אם אתם עושים משהו שהוא ההפך הגמור של מה שאתם צריכים לעשות. למשל: מדברים בטלפון ועונים למיילים במקום לעבוד על הדוח שעליכם להגיש בעוד יומיים. במקרה זה, אתם יוצרים לעצמכם גורם חיצוני שאשם בכך שלא התקדמתם בפרוייקט או במשימה.

2. המוח מרמה אותנו - המוח מנסה לדמות עבודה פרודוקטיבית על ידי מילוי הזמן במשימות קטנות שקל להתמודד איתן. במצב כזה האדם לא באמת מתקדם על הפרוייקט הגדול והחשוב, אבל הוא בכל זאת מרגיש פרודוקטיבי, כך המוח מרמה אותנו.

אם ככה, מה ניתן לעשות כדי להפסיק לדחות משימות ופרוייקטים חשובים??

1. לפרק את המשימה לחלקים קטנים - כשאנחנו מצליחים לסיים משימה גדולה, אנחנו מרגישים נהדר, אך גם חווים קשיים בדרך להשלמתה. לכן כדאי לפרק משימות גדולות וארוכות לחלקים קטנים. בדרך זו, במקום להרגיש שאין לנו מושג איך להתחיל, תהיה לנו מפת דרכים של פעולות שמסייעת לנו לדעת מה בדיוק צריך לעשות כדי לסיים את המשימה. כדאי גם לטפוח לעצמינו על השכם כאשר אנו מתקדמים בצעדים קטנים אל עבר המטרה הגדולה, כדי להגביר את המוטיבציה להמשיך את המשימה ולהרגיש טוב .

2. הגדרת לו"ז לביצוע המשימה בימים- פירוק המשימה לימים, במקום לשבועות או חודשים יכולה להניע לפעולה. הסיבה לכך, היא שהגדרת לו"ז בימים במקום בשבועות או חודשים נותנת תחושה שהזמן אוזל, וצריך להתקדם במשימה.

3. אל תשכחו שאתם לא רצים מרתון-כשמתקרב המועד לסיום המשימה, אנו מרגישים שעלינו להשקיע שעות רבות של עבודה רצופה, ואז אנו יושבים ימים שלמים מול המחשב עייפים ומדוכאים. אבל על פי מחקרים, עדיף לעבוד בחלקים מאשר באופן רציף וללא מנוחה. כדי להיות פרודוקטיביים מומלץ  לעבוד במשך 52 דקות ואז לנוח 17 דקות. אופציה נוספת המבוססת על שיטת פומדורו ממליצה לעבוד 25 דקות ואז לקחת הפסקה של 5 דקות ולעשות זאת 4 פעמים ברצף לפני שיוצאים להפסקה ארוכה יותר. ההפסקות חשובות מכיוון שהן מאפשרות למוח לנוח מה שבסופו של דבר מעלה את הפרודקטיביות.

1. לנשום ולהרגע- מחקרים מראים שרמות גבוהות של מתח, עלולות לפגוע בפרודוקטביות ואפילו לגרום לאדישות וחוסר מעורבות בעבודה. אז אם אתם מרגישים מתוחים ולחוצים, כדאי לקחת הפסקות בהן תעשו משהו שמצליח להרגיע אתכם ולהוריד את רמות המתח. נשימה, כמה דקות של פעילות גופנית, הפסקה לשתייה או נישנוש או כמה דקות של מדיטציה.

לבלוג המלא באנגלית: לחצו כאן