ניהול זמן ותעדוף משימות
את הזמן לא ניתן לנהל באמת, הזמן קצוב ומוגבל אך אנו יכולים ללמוד לנהל את עצמנו בזמן העומד לרשותנו.
אנשים שאינם מאורגנים מבזבזים זמן יקר מאוד בניסיונות להשתלט על עומס העבודה היום-יומי. אחרים מאורגנים מדי, מבלים זמן רב מדי בתכנון רשימות ותוכניות מפורטות שלרוב לא מצליחות מאחר ואינן ריאליות.
להלן מספר טיפים לניהול עצמי נבון ויעיל במסגרת הזמן העומד לרשותנו;
- שמרו על שולחן מסודר היטב. סביבת עבודה מאורגנת תקל עליכם.
- השתמשו בשיטת תיוק הולמת. זה מתייחס גם לתיבת הדוא"ל הנכנס
- השקיעו מספר דקות בעריכת רשימת משימות יומית או תכנית והיצמדו אליה. ודאו שלא תהיה ארוכה מדי,והתייחסו לפרטים
- קבעו תעדוף למשימות. יש לטפל מיד במטלות דחופות ולמטלות חשובות להקדיש יותר זמן.
- משימות שדורשות חשיבה ממוקדת בצעו בשעות בהן אתם הכי חדים
- העריכו כמה זמן יידרש לכל משימה. קבעו מועדי סיום מציאותיים ושלבו אנשים אחרים בלו"ז שלכם,אם יש בכך צורך.
- שמרו על הסדר בתיבת הדואר הנכנס. ארגנו את המיילים שלכם
- ענו מיד על מיילים. באופן אידאלי, קראו אותם רק פעם אחת. כנ"ל לגבי ניירת/דואר נכנס.
- הגבילו את אורך השיחות שלכם.
- הכינו רשימה של נושאים שאתם רוצים להעלות בשיחה והשתדלו להיות ממוקדים בנושאים אלו.
- בצעו כמה שיחות כל פעם. אם זה אפשרי, השתמשו בניתוב שיחות או במשיבון כשנוח לכם אך אל תניחו לזה ליצור עוד עבודה עבורכם בטווח הארוך.
- היו נוקשים עם הזמן ואדיבים לבני-אדם. הגדירו מי יכול להפריע ובאילו נסיבות.
- האצילו סמכויות .
- סדרו את הלו"ז שלכם כך שיכלול זמן למשימות, זמן לישיבות וזמן להפסקה ומנוחה.
חלי כהן-ייעוץ.אימון.גישור
נעים להכיר, אני חלי כהן, יועצת ארגונית שאוהבת אנשים, ארגונים ואת הקשרים ביניהם. גדלתי בעולמות הניהול/מש"א וכיום אני מייעצת, מאמנת ומלווה מנהלים, צוותים וארגונים להגשמת מטרות ומימוש הפוטנציאל הניהולי