כאשר ניגשים לבצע תכנון של אירוע קטן, יש לשים לב לפרטים השונים של האירוע.: אירוע קטן הוא אירוע אליו מוזמנים בד"כ לא יותר מחמישים איש. בגלל הכמות המועטה של המשתתפים סביר להניח שישנו קשר אישי בין כל המוזמנים,והאווירה הינה אוירה אינטימית ומשפחתית.כאשר רוצים לערוך אירוע קטן רצוי לחפש מקום מתאים לכך מבחינת גודלו ועיצובו.מקום קטן כגון מסעדה או בית קפה נחמד המעוצב בחום יוסיף לאוירה המשפחתית אותה תרצו לאירוע שלכם. בחירת מקום לאירוע משפחתי קטן אירוע קטן רצוי לערוך במקום המתאים לכך,באירוע קטן הנערך במקום המיועד להרבה אנשים כדאי לארגן את השולחנות מקובצים וקרובים יותר אל הבמה, וגם זאת על מנת שהאוירה לא "תתפזר". למי מיועד האירוע? חשוב מאד לבצע הבחנה ברורה של קהל היעד שאמור להגיע לאירוע, האם מדובר באירוע עסקי, אירוע לעובדי חברה, או שמחה משפחתית הנחגגת בחוג מכרים מצומצם ומצריכה מקום לאירוע קטן. לכל אחד מהאירועים הללו דרושה התאמה מדוייקת של מקום האירוע עצמו. אירוע עסקי יתרחש באווירה יותר פורמלית וחשוב לבחור מקום מתאים. לעומת זאת אירוע משפחתי רצוי שיתרחש במקום מעט יותר אינטימי שיאפשר אינטראקציה נרחבת בין המשתתפים באוירה מתאימה. כמה אורחים צפויים להשתתף באירוע? אין דינו של אירוע אחד כארוע אחר, ויש צורך לבצע התאמה מדוייקת בין כמות האורחים הצפויה להשתתף באירוע ליכולת הקיבול של המקום. ככלל, כדאי לשמר רזרבות של בערך 10%-20% מהתפוסה המקסימלית של המקום בכדי להימנע מאי נעימות העלולה להיווצר מתפוסת יתר. למעשה - אם המקום מתאים למקסימום 150 איש לדוגמא - אל תזמינו יותר מ 120 אורחים. דבר זה יאפשר גם לאורחים שלכם נוחות יתר ואופציה לבחירת מקום ישיבה אלטרנטיבי, ולא יגרום לעומס יתר על המקום המארח שנדחק לקצה יכולתו. חניה ומיקום תקלו על האורחים שלכם, תמיד ביחרו באופציה של מקום שיש בסביבתו מספיק חניה - גם אם בתשלום. המנעו מלהזמין למקומות באזורים מוכי חניה שאין בהם מספיק חניה בשעות מסויימות- זהו תנאי קריטי לתחושת ההנאה של האורחים. גוונו ככל הניתן נסו לחדש תמיד במקום שבו יערך האירוע, לרוב תהנו משיעורי השתתפות גבוהים יותר באם האירוע יארח במקום חדש יחסית שעדיין לא מוכר לקהל החוגגים. כמובן שהגיוון אינו מוגבל רק למקום וכדאי לוודא כי גם התפריט עצמו מגוון דיו. אין טוב ממראה עיניים כאשר עורכים אירוע קטן כלשהוא כל תקלה קטנה יכולה להתברר כגדולה. בקרו במקום קודם לאירוע לפחות ב 2 הזדמנויות שנות בכדי שתוכלו להתרשם מהמקום גם בשעה שבה יערך האירוע ובכלל. המלצות - שאל את מי שכבר היה חשוב מאד שלבעל המקום יהיו ממליצים אוביקטיביים רבים ככל הניתן, נסו לשוחח עימם בשעה נוחה ולקבל תמונה מדוייקת יותר על המקום, האוכל, השרות וכדומה. כאשר מחפשים מקום לעריכת האירוע חשוב מאד לברר מהו הרזומה של המקום בעריכת אירועים מסוג דומה לשלכם.