בסך הכל רצית עסק משלך; מסעדה מדליקה, חנות ממותגת, משרד יעיל, השקעה מוצלחת, פרוייקטים מכניסים, סטודיו ייחודי..... רצית לעסוק במה שמעניין אותך, במה שאת/ה טוב/ה בו. ולהיות אדון לזמן ולפוטנציאל ההכנסה שלך.

אבל בפועל, רוב הזמן את/ה עוסק/ת ב"בלבולי המוח" של ההתנהלות העסקית הנהלת חשבונות, רו"ח, גרפיקה, דפוס, עובדים, ביטוח, מחשבים, לקוחות, ספקים.... ולא נשאר לך מספיק זמן לעשות מה שהתכוונת לעשות, ובעיקר לא נשאר זמן וכח לעשות כסף.

כשיש קצר מזמינים חשמלאי, כשהאוטו מתקלקל הולכים למוסך, כשתפעול העסק מציף אותך, זה הזמן למיקור חוץ, או בשמו הלועזי Outsourcing שזאת הדרך לייעל את עבודתו של האירגון, מבלי להשקיע משאבים רבים מדי. Outsourcing בתחום של שירותי תפעול ומשרד מקובל מאד בעסקים קטנים ו/או בינוניים באירופה, ארה"ב וגם בארץ הנושא הולך ומתפתח. מיקור החוץ ניתן באתר העסק או באמצעות התחברות ממוחשבת מרחוק.

למרות שנראה כאילו מדובר בהוצאה נוספת, למעשה עבור רוב הארגונים או העסקים חוסך השירות שעות עבודה יקרות של מנהל או בעל העסק וכן הוצאות של העסקת עובדים נוספים בחברה (שכר, נסיעות, חופשות, הבראה, פנסיה, עלויות מעביד ועוד). ארגון השוכר שירותי תפעול ושירותי המשרד חיצוניים, באופן שוטף או באופן מזדמן, נהנה משירותים מתקדמים ומקצועיים וחוסך בעלויות השוליות של תפעול העסק. Outsourcing מאפשר לארגון או לעסק להתמקד בתחום התמחותו, להשקיע את מרב משאביו בייצור בתחום העיקרי של הארגון. תחילתה של השיטה בתעשיית ההיי-טק והיא איפשרה לארגונים לייעל את תפקודם, לחסוך בעלויות ולקבל מענה לצרכיהם התפעוליים והמשרדיים במהירות.

צורת העסקה גמישה זו מאפשרת לבעל העסק לגוון ולשנות את הדרישות בהתאם לצרכים המשתנים בעסק או בארגון. עובד בארגון מוגבל לתחום עיסוק מסוים בעוד שירותים מקצועיים בתחום זה, מאפשרים מענה לצרכים נרחבים ומגוונים ששום אדם בודד לא יוכל לספקם. שירותי משרד ושירותי תפעול חיצוניים מאפשרים למנהל או לבעל העסק להתמקד במיומנויות הליבה של הארגון, בנושאים שהם ביסוד עצם קיומם הארגוני או העיסקי. הם מאפשרים לגופים מתמחים להשלים את הפעילות השוטפת בדרך מהירה ומקצועית, השיטה חוסכת גיוס עצמי של צוות מקצועי ברמה גבוהה עם הצורך להכשירו ולהרחיב את מעגל העובדים של הארגון. לא כל ארגון או עסק יכול להרשות לעצמו או להצדיק קיום פונקציות מסויימות בשל היקפי פעילות נמוכים יחסית בתחום. העדרם של אנשי המקצוע המיומנים או טיפול חלקי, פוגם בפעילות ובתפקוד העסק. צריכה של שירותי מיקור-החוץ בתחום של תפעול עסקי ומשרד מהווה הזדמנות עסקית. מיקור חוץ מעניק לארגון המשתמש בו יתרונות רבים כמו החופש להתמקד בפעילות הליבה הארגונית, קיצור זמן הגעת מוצר לשוק וצמצום בעלויות. השגת ניהול יעיל יותר, תגובה מהירה יותר לשינויים, שיפור יתרון תחרותי וחדשנות

איך נדע מתי צריך מיקור חוץ?

* - כשהמטלות האדמיניסטרטיביות מעיקות, גוזלות זמן יקר ופוגעות בתפקוד העסק

* - כשהניירת עולה על גדותיה ואין זמן לעשות סדר

* - כשדרושה תמיכה בביצוע פרויקטים שונים

* - כשהעבודות המשרדיות השוטפות גדלות ולא נכון להעסיק עובד נוסף

* - כשחסרים זמנית בעלי תפקיד בארגון

* - כשעומס המטלות השוטפות לא מאפשר לעסוק בפיתוח העסק

* - כשהתחושה היא שרוב הזמן מוקדש לנושאים שאינם מניבים הכנסה

* - כשצריך להכין מצגת ואין זמן להכינה

* - כשרוצים להכין חומר לאתר או לעסק ולא מוצאים את הזמן

* - כשמתים לצאת לחופשה אבל השוטף לא מאפשר

המסר העיקרי הוא מיקור חוץ מקצר זמן, משפר פרודוקטיביות ומצמצם בעלויות.