הצלחת האירוע - זהו שם המשחק?
עם ישראל אוהב חגיגות:
וכל סיבה - סיבה למסיבה.
מסיבת יום הולדת, מסיבת רווקות, אירוח של אורחים מחו"ל , יום העצמאות, ערב חברה, ערב כיתה וסתם ערב בלי סיבה מיוחדת.
וואו, ועכשיו מה?
מבלבל, מלחיץ, לא ברור,מה, איך למה , כמה???
אנחנו מתיישבים מול הפרטים שליקטנו אובדי עצות:(
אז מה אנחנו עושים: נכנסים לאנטרנט ומתחילים לחפש חומרים.
לצערינו העודף שבמידע מבלבל אותנו- עוד יותר.
תשובות לא מוצאים, וזמן לא בנמצא
...וכך שהאירוע הנפלא שאמור לשמח אותנו הופך לטירחה ויאוש.
אז מה עושים?
קודם כל, נרגעים מכניסים סדר בבלגן,
שואלים וכותבים שאלות :
להלן מספר שאלות שלרוב נשאל את עצמינו או את הקרובים לנו והמעורבים בעניין
א. למה-מהי סיבת ההתכנסות
חשוב להבין מהי סיבת ההתכנסות, מדוע אנחנו חוגגים ולשם מה מתכנסים? שאלה רלוונטית שתעזור לענות על בהמשך השאלות ותכוון אותנו נכון למטרה!
אם נבין מהו הרעיון- נוכל לבנות סביבו "קונספט" ( רעיון) שיטיב עם סיבת האירוע
ב. מי- האורחים שיוזמנו. ומי- למי חוגגים
האורחים הם למעשה המשמעותיים לקביעת פרטים רבים: סוג האוכל, המוסיקה, הזמן (יום, לילה) התכנים אותם נרצה לעביר
לדוגמא:
*אורחים מבוגרים יתקשו לנוע בסביבה חולית, יהנו ממוסיקת רקע רגוע ואו מוסיקה נוסטלגית
*אורחים מארץ מסויימת- יהנו ממוסיקה שתדבר אליהם, ממאכלים מסויימים, סוג הגשה מסויים ואו להפך- יהנו ממנהגי המקום ומאווירה ששונה ממה שאליו הם רגילים.
למי חוגגים- חשוב לבדוק שאותו אדם או אותה מטרה מתאימים לחלומות ולרצונות. - לא פעם אין התאמה בין מה שאנו רוצים ומה שבאמת מתאים לאירוע.
ג. כמה- מה התקציב שעומד לפנינו
לפי התקציב נוכל לכוון באמת נכון למטרה.
גם אם לתכנן גבוהה לפי תקציב חלומי אך לבסוף חשוב להתאים לתקציב הקיים.
אם זאת תמיד יש דרכים לבצע את אותה משימה ואירוע בתקציב נמוך יותר- רק צריך לדעת למי לפנות
ד. איפה - הלוקיישן המתאים ביותר לעריכת האירוע בבית, בשטח, במסעדה, בר?
להבין איפה נכון לערוך את האירוע משמע להתאים .
ה. איך- איזה אוכל, מה התוכנית, הגעה ועוד.
האיך הוא רב משמעות- זהו החיבור של כל האלמנטים לכדי חטיבה אחד אורגנית
בהתאם לאך נצליח להראות את התמונה הכוללת גם באופן כולל וגם לפרטים
חשוב מאוד לאחד את הכל לכדי יחידה אחת הומוגנית!!!
תוכנית האירוע - תוכנית פעולה!
שלב א'- שלב התשובות
אחרי ששאלנו שאלות ניגש לענות על השאלות שנענה בצורה רגועה
נכנס את השאלות בטבלה מצד ימין נמקם את השאלה ומצד שמאל נענה את התשובההרלוונטית.
ואו נענה שאלה תשובה.
שלב זה חשוב למיקוד חשוב להיות ממוקדים מאוד ולענות בדיוק , לפרטי פרטים על השאלה.
שלב ב'- תקציר האירוע
לאחר שתתקבל הרשימה
אפשר חברו את המידע לכד תקציר שהינו "ספורי יותר" , כך נספר במילים מהי התוכנית. ונוודא קשר ולכידות.
שלב ג'- הפיתוח
נסו להיות אסוציאטיבים, "ולזרוק" מה שעולה לנו בראש כשאפשר, כך לפתח את הרעיון ולקדם אותו.
שלב ד' - הוצאת התוכנית לפועל
כתיבת תוכנית אירוע הכוללת:
א. זמנים - הגעת הספקים, הגעת האורחים, קבלת פנים, ארוחה, תוכנית אומנותית ועוד.
ב. ספקים - פרטים להתקשרות, מחירים, אני קשר
ג. רשימת ציוד מפורטת
ד. תפריט
ה. עובדים- שעות הגעה , חלקו אותם לתפקידים : מלצרים, פינויים, ברמן ועוד
ו.הערות שלא נרצה לשכוח אח"כ
רשימה זו תקל עלינו כאשר אנו עובדים בסכרון מול כל הגורמים.
ועוד כמה טיפים על הדרך-
בחירת ספקים: קייטרינג, בר קפה, אלכוהול ועוד:
למצוא את השירות והספק המתאים, הוא תהליך מייסר לא פחות
*לא פעם התפריטים שנשלחים עמוסים מידי- הם מוכנים מראש אינם מותאמים כלל לצורך שלכם.
*לא פעם הצעת המחיר אינה כוללת פרטים רבים עליהם תאלצו לשם בנוסף כסף ויש לקחת זאת בחשבון.
ישנם אנשי מקצוע אשר מתמחים בבחירת הספקים הרלוונטים בהתאם לצרכים שלכם.
מנהל אירועים מקצועי ומנוסה , מכיר מקרוב את התחום
יודע לקרוא נכון ובמיומנויות הצעות מחיר, מבין למה אתם זקוקים ומה יגרום להצלחת האירוע!
למשל, יוכל להמליץ על פיצול של שף שמתמחה באוכל מסויים וצוות מלצרים בנפרד.
שימו לב בעת עבודה מול ספקים:
א. לוודא שאכן קיבלתם את מה ששילמתם עבורו
ב. עמידה בזמנים שלהם ביחד להכנת האירוע: בזמן הגעת הציוד ובהקמה, וגם במהלכו
ג. עמידה בכמויות הנדרשות -הן בכמות האוכל, שתיה והן בכמות הכלים
ד. יכולת תמרון ויצתירתיות תוך כדי
ניהול האירוע
בחרו צוות שינהל נכון את האירוע ובראשו מנהל טוב שיודע לתפעל ולבצע את המטלות כך שכל האירוע יצליח., כי צוות מנצח חייב מנהל מוצלח!
יכול להיות קרוב משפחה אך תמיד מומלץ להשתמש בשירות ניהולי שאינו חלק משירות הקייטרינג או מכל שירות אחר - אלא עוסק בניהול האירוע עצמו!
שימו לב כי מנהל אירוע מטעם הקייטרינג - אינו דווקא מוצלח בניהול האירוע מביחנת תוגדעת שירות
השירות שלנו מתמחה
בתיכנון ולניהול נכון של האירוע לפרטיו השונים
ובניהול נכון של האירוע!
אנו עמלים להצלחת האירוע לסוגיו
השירות שאנו מעניקים ללקוח כולל את הארגון התיכנון והניהול !
בחינת הצרכים של הלקוח
והתאמה נכונה בשיטה של "חייט" ל"מידות הלקוח"
בטוב טעם עד לפרטים הקטנים .
נמליץ על אנשי מקצוע איכותיים, לבחן היכן כדאי לקצץ , לשנות או להוסיף.
לזהות את צרכי הלקוח
להתאים את מה שנכון לו
054-2422035
בהצלחה!!!
לעיתים מה שנשמע טוב הוא לאו דווקא טוב לכם!
יעוץ, תכנון וניהול אירועים, הפקת אירוע קונספט, תכנון קונספט, צוות מקצועי לתיכנון וניהול אירועים, מהזמנת השף המתאים, התאמת צוות המלצרים, ניהול בשטח, בחשיבה לוגיסטית רחבה, מקצועי ואיכותי, ההזמנת הציוד