הלקןחה שלי שנקרא לה כ' (סתם, כי זו האות הראשונה של כסף...) היא אשת עסקים מצליחה המעסיקה מנהלת קשרי לקוחות שבין השאר קובעת ללקוחתי פגישות שונות. הן מן הסתם משתמשות ביומן ממוחשב אבל כך יצא שהאחת משתמשת באאוטלוק והשניה ביומן של גוגל ואלו שני יומנים נפרדים. עלה צורך דחוף לסנכרן בין היומנים באופן דו צדדי כך ששתיהן יראו ויעדכנו את אותו יומן. עד לפני שנתיים גוגל סיפקו אפליקציה שעשתה את העבודה הזו בדיוק אבל יום אחד החברה הסירה את האפשרות הזאת. מדובר בשתי אפליקציות לניהול יומן שמטפלות במידע שלהן באופן שונה לגמרי וגם ממשקי התפעול שונים זה מזה לגמרי. ובכלל, כידוע, גוגל ומיקרוסופט לא חברים גדולים. ובכל זאת, הצורך קיים?

את החלל הזה סוגרות אפליקציות רבות שמסופקות על ידי כותבי אפליקציות שונים ולפעמים משונים וכדרכן של אפליקציות שימושיות, אפשר להוריד גירסה חינמית המוגבלת באפשרויות שלה או מוגבלת בזמן עד לתשלום מלא.

רגע, הסבר קטן. בדרך כלל תוכנות העוסקות בארגון מידע (ומהו יומן ממוחשב אם לא מערכת לטיפול בפריטי מידע – פגישות וארועים) מורכבות משני רבדים עיקריים .הרובד התחתון, הרחוק מעיני המשתמש, הוא רובד בסיס הנתונים, שבו מאוחסנים פריטי המידע במבנה ופורמט ייחודיים. ברובד העליון, נמצאת האפליקציה שבאמצעותה המשתמשים מנהלים את המידע, יוצרים ומשנים פריטים. פעמים רבות, שני הרבדים לא נמצאים על אותו מחשב. במקרים רבים לבסיס נתונים אחד ישנן אפליקציות שונות שמבצעות פעולות על הפריטים המאוחסנים בו. פעמים רבות אפליקציה אחת יכולה לטיפול בפריטים מבסיסי נתונים שונים. לדוגמה, אואטלוק שהיא אפליקצית ניהול דואר ויומן של מיקרוסופט מטפלת בפריטי דואר/יומן בפורמט המוכר שלה עצמה אבל היא גם יודעת לטפל בפריטי דואר הבנויים על פורמט של ג'ימייל. כך גם קורה עם תוכנת ג'ימייל שיודעת לנהל גם נתונים שיוצרו בתוכנות אאוטלוק. איזה יופי אתם אומרים ואני אומר לכם להרגיע כי ביחסים המפותלים הללו ישנם טריקים וחולשות.

למשל, נכון להיום, תוכנת אאוטלוק מאפשרת למשתמש לראות את פריטי היומן המנוהל ב-calendar  של גוגל אבל היא לא מאפשרת לבצע שינויים. זה נקרא יחס של read only. למה? ככה.

גם ההנחה ששני משתמשי אאוטלוק יכולים לשתף את היומן שלהם אינה פשוטה. וכשאעשה את זה למישהו שמבקש פתרון לכך אדווח כאן על הפתרון (כרגע רק אגיד שכאשר משתמשים באופיס החדש של מיקרוסופט office 365, קיים פתרון מובנה לשיתוף יומנים).

לאחר מחקר קטן בחרתי בתוכנה שכתבו כמה הודים צעירים שמחירה הוא עשרה דולר. התקנתי אותה, הכרתי לה (לתוכנה) את הפרטים של חשבון היומן הנידון ואת השאר היא עושה. אחת לשעה היא מעביריהפריטי יומן בין שני בסיסי הנתונים של אאוטלוק וגוגל כך שלקוחתי ושותפתה המשתמשות בשתי אפליקציות שונות לניהול יומן רואות את אותם פריטים. איך זה שיפר את התקשורת ביניהן, את האפקטיביות של שיתוף הפעולה שלהן, אתם שואלים? אינני יודע. אברר.