לאורה מילשטיין חסיד - שירותי משרד וניהול מרחוק

הערך האמיתי הוא לא רק ביצוע המשימות. הוא השקט לדעת שיש מי שעוקב, מסדר, מזכיר ומוודא שהדברים קורים – גם כשאתם עסוקים בלנהל את העסק.

אם לפחות אחד מהמשפטים האלה מוכר לכם: "אני אטפל בזה מחר." "שכחתי לחזור ללקוח." "אין לי זמן להוציא חשבוניות." "אני עובד כל היום ולא מספיק הכול." כנראה שהעומס כבר מתחיל לעלות לעסק בזמן, בלקוחות או בהכנסות.

בהחלט. יש עסקים שצריכים ליווי קבוע, ויש כאלה שפונים דווקא בתקופות של עומס, חופשות או פרויקטים מיוחדים.

ככל שמכירים את העסק טוב יותר, העבודה הופכת יעילה יותר. פחות הסברים, פחות תזכורות, יותר יוזמה והבנה של הדרך שבה אתם אוהבים לעבוד.

כי ככל שהעסק גדל, הזמן שלכם הופך למשאב היקר ביותר. כל שעה שאתם משקיעים במשימות משרדיות היא שעה שלא מושקעת בלקוחות, במכירות או בפיתוח העסק.

שאלה טובה. הכלל פשוט: כל משימה שלא חייבת להתבצע על ידכם – אפשר להעביר. אדמיניסטרציה, מעקבים, מענה ללקוחות, הצעות מחיר, גבייה, תיאומים ועוד.

בדיוק הסיבה ששירותי משרד מרחוק מתאימים. לא חייבים להעסיק משרה מלאה – אפשר לקבל עזרה בדיוק בהיקף שהעסק צריך.

להפך. דווקא עסקים קטנים מרגישים הכי מהר את העומס, כי בדרך כלל בעל העסק עושה הכול בעצמו. לא צריך לחכות שהעסק יהיה גדול כדי לקבל עזרה.

מזכירה אישית לא רק "עונה לטלפונים". היא דואגת שהמשימות יקרו בזמן, שהלקוחות יקבלו מענה, שהצעות המחיר יישלחו, שהגבייה תתבצע ושום דבר לא ייפול בין הכיסאות. התוצאה? פחות עומס עליכם ויותר זמן לנהל ולפתח את העסק.

כשאתם מרגישים שהעסק מתקדם, אבל אתם נשארים מאחור. אם אתם מסיימים את היום ועדיין נשארו מיילים שלא נענו, הצעות מחיר שלא יצאו, חשבוניות שמחכות או לקוחות שממתינים לתשובה – כנראה שהגיע הזמן להעביר חלק מהמשימות הלאה.