רמי קורניצר - מומחה אופיס וVBA

תוכנות ה Office השונות הפכו בשנים האחרונות לתוכנות חובה עבור כל ארגון. מגוון האפשרויות הגלומות בתוכנות הינו רב, ומאפשר ייעול של תהליכים להם זקוק הארגון בעבודתו השוטפת. עם זאת, משום שהן 'מוצר מדף', הן לא תמיד מתאימות לצרכיו המיוחדים של הארגון. כאן באה לעזרת הארגון שפת ה VBA = Visual Basic for Application, המאפשרת בניית אפליקציות שונות, הדומות באופן תפעולן לתוכנות בהן משתמש הלקוח ואליהן הוא רגיל, כך שהשימוש בהן נוח וידידותי, אינו דורש הסתגלות מיוחדת, ומותאם לסביבה הארגונית בה הוא עובד. ה- VBA מובנה כחלק מישומי Office ומותקן בהן באופן אוטומטי. דבר זה מאפשר לארגון לפתח אפליקציות לפי צרכיו ללא צורך בהשקעה מיוחדת בתשתיות או בתוכנות נוספות. ההשקעה היחידה בשימוש בVBA הינה, רק זמן הפיתוח בתכנות עצמו. האפשרויות הבלתי מוגבלות של שפת התכנות מאפשרות כתיבת תוכנות המיועדות לאוטומציה של פעילויות, כגון הפקת דוחות, שעד כה נעשו באופן ידני, וגזלו זמן ומשאבים רבים, תכנון טפסים המשתנים באופן אוטומטי בהתאם לשלב בו הם נמצאים, רענון נתונים אוטומטי ממקורות חיצוניים על פי פרמטרים המוגדרים מראש על ידי המשתמש ועוד. בעזרת התכנות ניתן ליצור קישוריות טובה יותר בין תוכנות ה Office השונות, כך שניתן לדוגמה לשאוב נתונים על לקוחות מתוכנת ה Outlook, לשלבם בדוחות Excel, להפיק מסמכים ב Word ולשלוח באופן אוטומטי לנמענים מרשימת הכתובות. משום כך, נוהגים ארגונים רבים להזמין פיתוחים ב-VBA המאפשרים התאמה מירבית של תוכנות ה Office לצרכיהם לצורך ייעול העבודה וחיסכון בזמן בעלות נמוכה יחסית. דוגמאות לפרויקטים ב VBA שנתפרו עבור צרכיהם המיוחדים של לקוחותינו:  עבור חברה בגודל בינוני: חברה המשתמשת בנתונים כלכליים, נבנתה אפליקציה המקושרת ישירות לאתר האינטרנט של הבורסה, ומציגה גרפיים המשתנים באופן אוטומטי, בהתאם לשינויים ועל פי הפרמטרים שהוגדרו מראש על ידי המשתמש.  עבור חברה קטנה: לחברה כזו נבנתה אפליקציה המוציאה דוחות חיוב רבעוניים ללקוחות על פי נתונים - המערכת שולפת נתונים ממספר טבלאות על פי קריטריונים, ומאחדת אותם לדוחות הנשלחים במייל ללקוחות. הדבר קיצר תהליכים שעד כה ארכו יום וחצי לכדי עשר דקות עבודה בלבד!  עבור חברה גדולה: נבנתה מערכת טפסים הנשלחת באמצעות ה Outlook אל הגורמים האחראיים. כל אחד מן הגורמים רואה רק את השדות הרלבנטיים עבורו ויכול לשלוח הלאה את הטפסים לגורם הבא בהיררכיה, או להחזיר תשובה אל שולח הטופס.